Kiểm kê hàng tồn kho là một trong những công việc quan trọng đối với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, từ nhỏ lẻ đến các tập đoàn lớn. Hoạt động này không chỉ đảm bảo tính chính xác của dữ liệu lưu trữ mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý, giảm thiểu thất thoát và duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Trong bài viết này, NextxX – Phần mềm chăm sóc khách hàng sẽ cùng tìm hiểu chi tiết về kiểm kê hàng tồn kho, tầm quan trọng của việc thực hiện kiểm kê, các quy trình hiệu quả, và những phương pháp phổ biến để tối ưu hóa hoạt động này.
Mục lục
I. Kiểm kê hàng tồn kho là gì?
Xem thêm: Quy trình quản lý hàng xuất kho và 6 bước triển khai hiệu quả
Kiểm kê hàng tồn kho là một hoạt động quan trọng trong quá trình quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các công ty sản xuất, bán lẻ hoặc phân phối hàng hóa. Đây là quá trình xác định, đo lường và ghi nhận chi tiết số lượng cũng như trạng thái của tất cả các mặt hàng hiện có trong kho tại một thời điểm cụ thể. Hoạt động này không chỉ giúp kiểm soát hàng hóa mà còn đảm bảo tính chính xác của dữ liệu trên hệ thống quản lý, từ đó hỗ trợ việc ra quyết định hiệu quả.
II. Tại sao cần kiểm kê hàng tồn kho?
Xem thêm: Vòng xoay hàng tồn kho ảnh hưởng thế nào đến quản lý kho hàng?
- Đảm bảo tính chính xác của dữ liệu: Kiểm kê giúp so sánh và điều chỉnh các sai lệch giữa số liệu thực tế và dữ liệu hệ thống, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý hàng hóa.
- Phát hiện thất thoát và gian lận: Hoạt động kiểm kê giúp doanh nghiệp phát hiện các vấn đề như thất thoát hàng hóa do bảo quản kém hoặc hành vi gian lận nội bộ, từ đó có biện pháp xử lý kịp thời.
- Tối ưu hóa chi phí lưu kho: Việc kiểm kê định kỳ cung cấp thông tin thực tế để doanh nghiệp điều chỉnh lượng hàng tồn kho, tránh tình trạng dư thừa gây lãng phí hoặc thiếu hụt ảnh hưởng đến kinh doanh.
- Hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất và kinh doanh: Kết quả kiểm kê là cơ sở dữ liệu quan trọng để lập kế hoạch sản xuất, nhập hàng hoặc kinh doanh phù hợp với phân tích nhu cầu thị trường.
- Đáp ứng nhu cầu của khách hàng: Đảm bảo lượng hàng hóa sẵn có trong kho giúp doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng các đơn hàng, tránh gián đoạn quá trình phục vụ khách hàng.
III. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả
1. Chuẩn bị trước khi kiểm kê
Đây là bước đầu tiên và cũng là nền tảng quan trọng để đảm bảo quá trình kiểm kê diễn ra suôn sẻ. Doanh nghiệp cần xác định phạm vi kiểm kê một cách rõ ràng. Điều này giúp tập trung nguồn lực và tránh lãng phí thời gian. Ngoài ra, cần lên kế hoạch cụ thể về thời gian thực hiện, nên chọn thời điểm ít ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, ví dụ như ngoài giờ làm việc hoặc những ngày doanh thu thấp. Đồng thời, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các công cụ hỗ trợ như máy quét mã vạch để tăng tốc độ và độ chính xác, biểu mẫu kiểm kê để ghi chép dữ liệu một cách khoa học, và phần mềm quản lý kho bãi để đối chiếu dữ liệu dễ dàng hơn.
2. Phân công nhiệm vụ
Xem thêm: Quản lý kho vật tư dễ dàng với 4 phương pháp tối ưu chuỗi cung ứng
Để đảm bảo tính chính xác và khách quan, việc phân công nhiệm vụ cần được thực hiện cẩn thận. Các vai trò như người kiểm kê và người đối chiếu dữ liệu nên được tách biệt để tránh sự nhầm lẫn hoặc gian lận. Đồng thời, doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên thực hiện kiểm kê, cung cấp hướng dẫn cụ thể về cách thức kiểm kê, cách ghi nhận số liệu, cũng như cách sử dụng các công cụ hỗ trợ. Sự chuẩn bị kỹ càng về nhân sự không chỉ giúp quá trình kiểm kê nhanh chóng hơn mà còn giảm thiểu rủi ro sai sót.
3. Thực hiện kiểm kê
Đây là giai đoạn quan trọng, nơi toàn bộ quá trình kiểm kê được triển khai. Doanh nghiệp cần ghi nhận chính xác số lượng thực tế của từng mặt hàng trong kho, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ sản phẩm nào. Ngoài việc kiểm đếm số lượng, cần kiểm tra chất lượng và tình trạng của sản phẩm, nhằm phát hiện các vấn đề như hư hỏng, hết hạn hoặc không đạt tiêu chuẩn. Sau đó, tiến hành đối chiếu số liệu thực tế với dữ liệu hệ thống để xác định các chênh lệch. Mọi sai lệch cần được ghi nhận cẩn thận để phục vụ cho bước xử lý sau đó.
4. Xử lý sai lệch
Sau khi kiểm kê, bước tiếp theo là phân tích và xử lý các sai lệch được phát hiện. Doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân gây ra các chênh lệch, chẳng hạn như lỗi nhập liệu trong hệ thống, thất thoát hàng hóa trong quá trình vận chuyển hoặc lưu kho, hoặc sản phẩm bị hư hỏng mà không được ghi nhận. Sau khi xác định rõ nguyên nhân, doanh nghiệp cần có biện pháp khắc phục, như cập nhật lại dữ liệu hệ thống, đề xuất cải thiện quy trình bảo quản hoặc lưu trữ hàng hóa, hoặc nâng cao năng lực quản lý của nhân viên để hạn chế sai sót tương tự trong tương lai.
5. Báo cáo kết quả kiểm kê
Giai đoạn cuối cùng là lập báo cáo chi tiết về quá trình kiểm kê. Báo cáo này cần cung cấp thông tin rõ ràng và đầy đủ về số lượng hàng tồn kho thực tế, các sai lệch đã phát hiện, nguyên nhân gây ra sai lệch và các biện pháp khắc phục đã thực hiện. Ngoài ra, báo cáo nên đi kèm với các đề xuất để cải thiện quy trình quản lý kho trong tương lai, chẳng hạn như áp dụng công nghệ mới, tối ưu hóa cách sắp xếp hàng hóa hoặc cải thiện quy trình kiểm kê định kỳ. Báo cáo không chỉ giúp lãnh đạo doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện mà còn là cơ sở để đưa ra các quyết định chiến lược về quản lý kho hàng.
IV. Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phổ biến
1. Kiểm kê định kỳ
Đây là phương pháp truyền thống, trong đó doanh nghiệp tiến hành kiểm kê toàn bộ hàng tồn kho vào các thời điểm cố định, thường là cuối năm, cuối quý hoặc theo lịch trình cụ thể. Mục tiêu của phương pháp này là cung cấp bức tranh tổng quan về tình hình hàng hóa trong kho tại một thời điểm nhất định, phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính hoặc đánh giá hiệu quả quản lý kho.
Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản, dễ thực hiện và không đòi hỏi nhiều thiết bị công nghệ hiện đại. Nó cũng giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng tất cả hàng hóa trong kho đều được kiểm kê đầy đủ trong cùng một thời điểm.
Nhược điểm: Việc kiểm kê toàn bộ kho hàng có thể làm gián đoạn hoạt động kinh doanh, đặc biệt là khi doanh nghiệp phải tạm ngừng vận hành để tập trung vào kiểm kê. Điều này có thể gây ảnh hưởng đến doanh thu hoặc tiến độ giao hàng trong những ngày kiểm kê.
2. Kiểm kê luân phiên
Phương pháp này không yêu cầu kiểm kê toàn bộ kho hàng cùng một lúc mà chia thành từng phần hoặc từng danh mục sản phẩm để kiểm kê theo chu kỳ. Ví dụ, một phần hàng hóa được kiểm kê hàng tuần hoặc hàng tháng, trong khi các phần khác sẽ được kiểm kê ở các thời điểm khác nhau.
Ưu điểm: Kiểm kê luân phiên giúp giảm áp lực phải kiểm kê toàn bộ kho cùng lúc, do đó không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh. Phương pháp này cũng cho phép doanh nghiệp duy trì dữ liệu tồn kho chính xác một cách liên tục, thay vì chỉ cập nhật vào những thời điểm kiểm kê định kỳ.
Nhược điểm: Để áp dụng hiệu quả, doanh nghiệp cần có hệ thống quản lý kho hiện đại và nhân viên có kỹ năng, bởi việc kiểm kê từng phần yêu cầu sự chính xác và tổ chức chặt chẽ. Nếu không được thực hiện đúng cách, phương pháp này có thể dẫn đến sai sót hoặc dữ liệu không nhất quán.
3. Kiểm kê bằng công nghệ mã vạch/RFID
Đây là phương pháp hiện đại, sử dụng công nghệ để tự động hóa quá trình kiểm kê. Doanh nghiệp sử dụng máy quét mã vạch hoặc thiết bị nhận diện bằng tần số vô tuyến (RFID) để ghi nhận thông tin hàng hóa. Công nghệ này cho phép quét và cập nhật dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác.
Ưu điểm: Công nghệ mã vạch hoặc RFID giúp tăng tốc độ kiểm kê đáng kể so với phương pháp thủ công, đồng thời giảm thiểu sai sót. Thêm vào đó, việc ứng dụng công nghệ hiện đại còn giúp doanh nghiệp quản lý kho hàng một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.
Nhược điểm: Chi phí đầu tư ban đầu cho các thiết bị và hệ thống phần mềm có thể khá cao, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa. Ngoài ra, doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên để sử dụng thành thạo công nghệ, và đôi khi việc triển khai đồng bộ có thể gặp khó khăn.
4. Kiểm kê thủ công
Xem thêm: Khám phá quy trình quản lý kho hàng 7 bước tối ưu cho doanh nghiệp
Đây là phương pháp truyền thống, trong đó nhân viên kiểm kê ghi nhận số lượng hàng hóa bằng cách đếm và ghi chép thủ công trên giấy hoặc bảng tính. Phương pháp này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp nhỏ với số lượng hàng hóa không quá lớn.
Ưu điểm: Không cần đầu tư vào công nghệ hoặc thiết bị hiện đại, giúp tiết kiệm chi phí ban đầu. Phương pháp này cũng đơn giản, phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ hoặc hoạt động trong các lĩnh vực mà lượng hàng hóa không thay đổi nhiều.
Nhược điểm: Việc ghi nhận số liệu bằng tay dễ dẫn đến sai sót do lỗi con người, chẳng hạn như nhầm lẫn khi đếm hoặc nhập dữ liệu. Ngoài ra, phương pháp này tốn nhiều thời gian và công sức, đặc biệt khi số lượng hàng hóa trong kho lớn hoặc danh mục sản phẩm phức tạp.
V. Lợi ích của việc kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên
Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên mang lại nhiều lợi ích quan trọng, giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả quản lý kho hàng. Thông qua việc kiểm kê, doanh nghiệp có thể nhanh chóng phát hiện các vấn đề như hàng hóa hư hỏng, thất thoát hoặc sai lệch dữ liệu giữa thực tế và hệ thống. Điều này giúp doanh nghiệp xử lý kịp thời các bất cập, từ đó duy trì sự minh bạch và chính xác trong quản lý. Ngoài ra, kiểm kê định kỳ cũng tạo điều kiện để doanh nghiệp nắm bắt rõ tình hình kho hàng, tối ưu hóa quy trình lưu trữ, sắp xếp và bảo quản hàng hóa một cách khoa học. Việc quản lý kho hiệu quả không chỉ cải thiện hoạt động nội bộ mà còn góp phần nâng cao hình ảnh, sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Một lợi ích khác không kém phần quan trọng là khả năng nâng cao trải nghiệm khách hàng. Nhờ kiểm kê thường xuyên, doanh nghiệp có thể đảm bảo sẵn sàng cung ứng hàng hóa khi khách hàng cần, giảm nguy cơ chậm trễ hoặc thiếu hụt hàng hóa. Điều này giúp tăng độ hài lòng và củng cố lòng tin của khách hàng đối với doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc kiểm kê định kỳ cung cấp dữ liệu chính xác để dự đoán xu hướng nhu cầu, từ đó lập kế hoạch sản xuất và nhập hàng hiệu quả. Điều này không chỉ giảm tình trạng tồn kho dư thừa, tối ưu hóa chi phí bảo quản, mà còn tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
VI. Kết luận
Kiểm kê hàng tồn kho không chỉ là nhiệm vụ quản lý mà còn là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và bền vững. Khi được thực hiện định kỳ với quy trình chuẩn hóa và công nghệ hiện đại, kiểm kê giúp phát hiện sai lệch, giảm thất thoát, đồng thời tối ưu hóa chi phí lưu trữ. Đây cũng là cơ sở để lập kế hoạch kinh doanh, duy trì chuỗi cung ứng ổn định và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Việc chú trọng vào kiểm kê hàng tồn kho không chỉ giảm thiểu rủi ro mà còn gia tăng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trong thị trường ngày càng khốc liệt. Hãy theo dõi trang tin NextX để biết thêm nhiều thông tin hữu ích trong kinh doanh nhé.
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
