Thất thoát hàng hóa là một vấn đề đau đầu không chỉ cho doanh nghiệp mà còn cho toàn bộ hệ thống kinh tế. Không chỉ gây thiệt hại tài chính, mà thất thoát hàng còn tạo nên những hậu quả đáng kể đối với chuỗi cung ứng, uy tín thương hiệu và sự hài lòng của khách hàng. Điều này không chỉ là một thách thức về quản lý, mà còn là một vấn đề về an ninh, logistics. Trong bài viết dưới đây, NextX – Phần mềm CRM sẽ cung cấp cho bạn những giải pháp sáng tạo và hiệu quả. Để giữ cho hàng hóa của họ an toàn và không bị thất thoát.
Mục lục
Dấu hiệu phản ánh thất thoát hàng hóa
Xem thêm: 9 Bí quyết tránh gây lãng phí trong kinh doanh giúp bạn HIỆU QUẢ
Doanh thu không khớp với số lượng hàng hóa đã bán
Cuối ngày, sổ cái bán hàng thường được cộng dồn để tính tổng doanh thu bán hàng. Tuy nhiên, số tiền thu hồi được không tương xứng với lượng hàng bán ra. Giả sử cửa hàng của bạn bán 20 áo sơ mi, 15 quần và 6 váy vào ngày hôm đó. Tuy nhiên, khi cộng lại thì tổng doanh số và số tiền không khớp nhau. Doanh thu thực tế thấp hơn tổng doanh thu khoảng 500.000 đồng; tương đương với hai chiếc áo hoặc quần.
Nhiệm vụ của bạn lúc này là:
- Bạn cần kiểm tra xem bạn đang thiếu tiền mua sản phẩm nào.
- Kiểm tra số lượng thực tế sản phẩm còn lại trong cửa hàng. Nếu có hàng tồn kho là do nhân viên ghi sai số lượng mặt hàng đã bán. Nếu hàng hóa bán theo sổ cái, bán hàng không thành công, nhân viên gian lận, mã số hàng hóa sai hoặc bị thất lạc…
Nếu bạn chỉ cộng tổng doanh số hàng ngày mà không điều chỉnh số lượng mặt hàng đã bán. Bạn sẽ mất kiểm soát trong trường hợp thất thoát sản phẩm. Một số người rơi vào tình huống có lợi nhuận rõ ràng nhưng thực tế lại bị lỗ. Bạn liên tục kiểm tra số tiền đến mỗi ngày vì bạn nghĩ mình đang kiếm được lợi nhuận; nhưng đến cuối tháng, khi bạn cộng sổ sách thì số tiền đó đã biến mất.
Liên tục không tìm thấy hàng hóa khi khách hỏi
Cửa hàng của bạn có nhiều sản phẩm chứa rất nhiều thông tin cần quản lý. Như: khác nhau về kích thước, số lô, hạn sử dụng, trọng lượng, giá bán,… Có nhiều sản phẩm tưởng là có hàng nhưng khi khách hàng hỏi về sản phẩm thì không thấy. Không có khả năng quản lý hàng tồn kho dẫn đến mất khách hàng và giảm doanh thu.
Nếu tình trạng này lặp lại nhiều lần, bạn nên kiểm tra hoạt động bán hàng của nhân viên; và kiểm tra tồn kho thường xuyên hơn. Không phải vì bạn có trí nhớ kém mà vì công việc kinh doanh của bạn có thể gặp trục trặc. Một số vật dụng nhỏ gọn có thể “tiện” cho khách hàng bỏ bào túi xách; hoặc “tiện” cho nhân viên lấy mang theo nhưng chúng tôi không thể kiểm soát được.
Tồn kho thực tế khi kiểm kho không khớp với sổ sách
Quản lý hàng tồn kho là một hoạt động phải được thực hiện thường xuyên trong một cửa hàng bán quần áo, giày dép hoặc thời trang nói chung. Vào cuối mỗi ngày, hãy dành thời gian để xem lại số lượng sản phẩm đã bán; và số lượng còn trong kho xem chúng có khớp với sổ sách hay không.
Nếu số lượng hàng tồn kho không đủ so với sổ sách và số lượng bạn đã lưu trữ và theo dõi trên máy tính. Thì đây có thể là một trong những dấu hiệu cho thấy cửa hàng của bạn không bán được nhiều. Việc mất mát hàng hóa có thể xảy ra trong quá trình lưu kho từ kho hoặc trong quá trình bán cho khách hàng. Toàn bộ quá trình bán hàng cần được xem xét lại để xác định nguyên nhân thua lỗ; và đưa ra hành động khắc phục.
Nguyên nhân điển hình dẫn đến thất thoát hàng hóa trong quản lý kho
Xem thêm: 7 Kinh nghiệm bán hàng đa kênh theo xu hướng thị trường hiệu quả 100%
Quy trình quản lý kho, sản phẩm kém hiệu quả
- Thiếu quy trình kiểm soát chặt chẽ. Nếu không có quy trình kiểm soát rõ ràng; các hoạt động xuất nhập khẩu, kho bãi có thể không được giám sát và kiểm soát một cách hiệu quả.
- Thiếu quy trình kiểm kê thường xuyên. Nếu không có quy trình kiểm kê thường xuyên; việc xác định và giám sát chính xác số lượng hàng hóa trong kho của bạn sẽ trở nên khó khăn.
Vận hành thủ công và sự thiếu cảnh giác
- Sai sót trong quá trình ghi chép và kiểm kê. Nhân viên có thể mắc lỗi khi sử dụng phương pháp nhập dữ liệu thủ công truyền thống; đánh số lô hàng không chính xác hoặc hoàn thiện kho không đúng quy cách. Điều này dẫn đến thông tin không chính xác được ghi lại về các sản phẩm trong kho.
- Thiếu cảnh giác và giám sát. Sự thiếu cảnh giác và giám sát của nhân viên quản lý kho có thể tạo ra các tình huống lạm quyền; trộm cắp tài sản công ty hoặc sử dụng sai mục đích.
Vấn đề về an ninh khi thất thoát hàng hóa
- Trộm cắp, lừa đảo: Sự có mặt của nhân viên lừa đảo hoặc bên thứ ba có thể dẫn đến trộm cắp, trộm cắp hàng hóa trong kho.
- Thiếu các biện pháp an ninh. Nếu không có các biện pháp an ninh như hệ thống camera giám sát; kiểm tra an toàn cho nhân viên; kiểm soát việc ra vào kho; thì việc thất thoát hàng hóa do hoạt động trái pháp luật có thể dễ dàng xảy ra
Vấn đề về vận chuyển và xử lý hàng hoá
- Sai sót trong quá trình vận chuyển. Khi hàng hóa được vận chuyển từ nhà cung cấp về kho có thể xảy ra các vấn đề. Như hư hỏng, mất mát hoặc ghi sai thông tin sản phẩm.
- Xử lý sai sản phẩm. Nếu bạn không xử lý sản phẩm cẩn thận hoặc không làm theo hướng dẫn; sản phẩm có thể bị hỏng, thất lạc hoặc xử lý sai.
Lý do quản lý hàng hóa quan trọng?
Quản lý hàng hóa là yếu tố quyết định sự thành công và bền vững của một doanh nghiệp trong thị trường ngày nay. Dưới đây là một số lý do cần quản lý hàng hóa:
- Tối ưu hóa chi phí: Quản lý hàng hóa hiệu quả giúp giảm thiểu chi phí lưu kho, vận chuyển và xử lý đơn đặt hàng. Bằng cách duy trì một cân nhắc hợp lý giữa lượng hàng tồn kho và nhu cầu thị trường. Khi đó doanh nghiệp có thể tránh được chi phí không cần thiết và tối ưu hóa nguồn lực.
- Chuỗi cung ứng hiệu quả: Quản lý hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự liên kết mạch lạc trong chuỗi cung ứng. Thông tin chính xác và kịp thời về lượng tồn kho và dự báo nhu cầu giúp ngăn chặn sự cố và giảm thiểu rủi ro.
- Tăng cường dịch vụ khách hàng: Việc có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng là chìa khóa để tạo ra trải nghiệm tích cực. Quản lý hàng hóa giúp đảm bảo rằng sản phẩm luôn sẵn có khi khách hàng cần. Từ đó cải thiện sự hài lòng và lòng trung thành của họ.
- Dự báo và quản lý rủi ro: Quản lý hàng hóa cung cấp thông tin quan trọng để dự báo nhu cầu tương lai. Nắm bắt được xu hướng tiêu dùng và biến động thị trường; giúp doanh nghiệp chuẩn bị sẵn sàng và đối mặt với những thách thức khó lường.
- An toàn và bảo mật: Quản lý hàng hóa không chỉ liên quan đến việc duy trì số lượng hàng hóa đủ, mà còn liên quan đến việc bảo vệ chúng khỏi thất thoát, hỏng hóc hoặc rủi ro an ninh. Điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường kinh doanh ngày nay. Nơi mà an ninh thông tin và an toàn hàng hóa ngày càng trở nên quan trọng.
Giải pháp tránh thất thoát hàng hóa cửa hàng, siêu thị hiệu quả
Xem thêm: Bí quyết mở cửa hàng tạp hóa hiệu quả giúp thu hồi vốn nhanh chóng
Để quản lý hàng hóa tránh thất thoát sản phẩm hiệu quả và tránh bị thất thoát; doanh nghiệp có thể áp dụng một số phương pháp và chiến lược quản lý tồn kho sau đây:
Sử dụng công nghệ theo dõi và quản lý
- Hệ thống mã vạch và RFID. Sử dụng mã vạch hoặc RFID để theo dõi chính xác lượng tồn kho và giảm thiểu sai sót do nhập sai thông tin.
- Phần mềm quản lý tồn kho. Sử dụng phần mềm quản lý tồn kho để tự động cập nhật, theo dõi. Và dự báo tồn kho một cách chính xác.
Áp dụng quy trình an toàn và an ninh
- Hệ thống giám sát an ninh: Lắp đặt camera giám sát và các thiết bị an ninh khác. Để giám sát mọi hoạt động trong khu vực lưu kho.
- Kiểm tra an toàn tại các điểm chốt: Thiết lập các điểm kiểm tra an ninh tại cổng ra vào; kiểm soát việc xuất nhập hàng hóa.
Quản lý tồn kho theo mô hình “Just-in-Time” (JIT)
- Tối thiểu hóa tồn kho: Áp dụng mô hình JIT để giảm tồn kho tối thiểu; giảm chi phí lưu trữ và giảm nguy cơ thất thoát.
Đào tạo nhân viên và tạo nhận thức
- Đào tạo nhân viên: Cung cấp đào tạo cho nhân viên về quy trình quản lý tồn kho, an ninh; và biện pháp phòng tránh thất thoát.
- Tạo nhận thức: Tạo sự nhận thức với nhân viên về tầm quan trọng của việc bảo vệ và giữ an toàn hàng hóa.
Hợp tác chặt chẽ với đối tác và nhà cung ứng
- Theo dõi đối tác và nhà cung ứng: Duy trì mối quan hệ chặt chẽ với đối tác và nhà cung ứng. Để cập nhật thông tin và theo dõi quá trình cung ứng.
- Quản lý quy trình kiểm tra: Đảm bảo rằng các đối tác và nhà cung ứng tuân thủ các quy trình kiểm tra và an ninh.
Kiểm soát, phản hồi và tối ưu hóa liên tục
- Kiểm kê định kỳ: Thực hiện kiểm kê tồn kho định kỳ để so sánh với dữ liệu trong hệ thống; phát hiện ngay lập tức bất kỳ không chính xác nào.
- Kiểm tra chất lượng: Kiểm tra chất lượng hàng hóa khi nhận và trước khi xuất đi. Để đảm bảo rằng chỉ hàng hóa chất lượng cao được lưu kho và gửi đi.
- Phản hồi liên tục: Thu thập và phân tích dữ liệu từ quá trình quản lý tồn kho để phát hiện vấn đề và cải thiện liên tục.
- Tối ưu hóa quy trình: Liên tục tối ưu hóa quy trình quản lý tồn kho. Để đảm bảo sự linh hoạt và hiệu suất cao nhất.
Bằng cách kết hợp các chiến lược này, doanh nghiệp có thể tăng cường khả năng quản lý tồn kho; giảm thiểu thất thoát hàng hóa; và tối ưu hóa hiệu suất chuỗi cung ứng.
Phần mềm quản lý bán hàng NextX hạn chế 100% thất thoát
Xem thêm: 10 khám phá mới nhất về bài học kinh doanh thành công đã được áp dụng
Quản lý chi tiết tình trạng hàng hóa bán ra
- Tự động hóa bán hàng, mọi hóa đơn bán hàng đều được kiểm soát chặt chẽ, hiệu quả. Theo số lượng, đơn vị đo lường của từng sản phẩm…
- Phần mềm cũng rất linh hoạt về chính sách hoàn trả; cho phép bạn cộng hoặc trừ chính xác số lượng sản phẩm được khách hàng vận chuyển hoặc trả lại.
- Hỗ trợ bán hàng, đặt hàng nhanh chóng. Xử lỹ cùng lúc nhiều đơn hàng.
=> Cung cấp cho bạn thêm công cụ để quản lý số lượng đơn hàng và hiểu rõ sở thích của khách hàng.
Quản lý chi tiết thông tin hàng hóa
- Sắp xếp và quản lý hàng chục nghìn sản phẩm với thông tin chính xác. Như số lượng, màu sắc, nguồn gốc, kích thước, v.v.
- Quản lý sản phẩm của bạn bằng cách sử dụng kết hợp máy quét mã vạch hiện đại; cũng như in tem chuyên dụng. Sắp xếp danh sách sản phẩm một cách khoa học và dễ dàng truy xuất thông tin khi cần.
Quản lý tồn kho chính xác, chuyên nghiệp
- Bạn có thể dễ dàng kiểm tra hàng tồn kho mọi lúc mọi nơi
- Quản lý chính xác hàng tồn kho theo từng mặt hàng, chi tiết tại mỗi cửa hàng
- Quá trình nhập kho, bảo quản, di dời kho được kiểm soát chặt chẽ và theo dõi chặt chẽ. Báo cáo hàng tồn kho liên tục và chính xác; cho phép chủ cửa hàng luôn được thông báo về tình trạng hàng tồn kho hàng ngày của họ.
Kết luận về thất thoát hàng hóa
Sự hợp tác, chia sẻ thông tin và xây dựng môi trường an toàn; minh bạch trong chuỗi cung ứng sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu rủi ro thất thoát; tạo ra một hệ thống kinh doanh bền vững. Cuối cùng, việc giữ chặt tay lái quản lý thất thoát hàng hóa không chỉ là để ngăn chặn thất thoát. Mà còn là để xây dựng một nền tảng vững chắc cho sự phát triển. Nhằm đáp ứng linh hoạt và duy trì uy tín trong môi trường kinh doanh ngày nay. Thep dõi tin tức NextX để không bỏ lỡ những mẹo hay về kinh nghiệm kinh doanh.
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
