Trong môi trường kinh doanh hiện đại, việc duy trì hiệu quả trong giao tiếp và quản lý là chìa khóa giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Một trong những phương pháp nổi bật của Nhật Bản để đạt được điều này là quy tắc HoRenSo. Phương pháp này không chỉ giúp xây dựng mối quan hệ công việc chặt chẽ mà còn đảm bảo các thông tin được truyền đạt chính xác, kịp thời. Vậy quy tắc Ho-Ren-So là gì, và tại sao nó được các doanh nghiệp Nhật Bản áp dụng rộng rãi trong quản lý nhân sự và công việc? Hãy cùng NextX – Phần mềm quản lý công việc tìm hiểu sâu hơn trong bài viết này.
I. Quy tắc HoRenSo là gì?
Xem thêm:Bật mí về sức mạnh của phần mềm nhân sự trong doanh nghiệp hiện nay
Ho-Ren-So là một quy tắc quản lý và giao tiếp rất phổ biến trong các doanh nghiệp Nhật Bản. Cụm từ “Ho-Ren-So” được tạo thành từ ba từ tiếng Nhật, mỗi từ đại diện cho một phần quan trọng của quy trình giao tiếp trong công việc:
- Ho (Hokoku – Báo cáo): Nhân viên truyền đạt tiến độ và thông tin công việc để đảm bảo sự minh bạch. Bằng cách báo cáo thường xuyên, nhân viên đảm bảo rằng lãnh đạo và đồng nghiệp luôn nắm rõ tiến độ, tình hình công việc
- Ren (Renraku – Liên lạc): Đây là khâu quan trọng để đảm bảo thông tin được cập nhật đúng lúc và đến đúng người. Trong công việc, khi có bất kỳ thay đổi hay vấn đề mới nảy sinh, nhân viên cần chủ động liên lạc với các bên liên quan để phối hợp xử lý.
- So (Sodan – Tham vấn): Tham khảo ý kiến từ lãnh đạo hoặc đồng nghiệp khi gặp vấn đề. Từ đó giúp đưa ra quyết định chính xác và giải quyết vấn đề hiệu quả.
Quy tắc Ho-Ren-So không chỉ là một bộ công cụ giao tiếp mà còn là một phần quan trọng trong văn hóa làm việc Nhật Bản. Quy tắc này giúp tạo dựng môi trường làm việc có tổ chức, khuyến khích nhân viên tự tin chia sẻ và đề xuất ý kiến. Từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và năng suất của toàn đội ngũ.
II. Vai trò của quy tắc HoRenSo trong doanh nghiệp
Áp dụng quy tắc Ho-Ren-So giúp xây dựng mối quan hệ gắn kết giữa quản lý và nhân viên. Đồng thời góp phần làm văn hóa doanh nghiệp thêm mạnh mẽ. Bởi nó thúc đẩy sự hài hòa trong mối quan hệ giữa đồng nghiệp, giúp các thành viên dễ dàng tìm tiếng nói chung và phối hợp hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng.
Phương pháp Ho-Ren-So không chỉ dành riêng cho môi trường công sở. Bên cạnh đó nó còn có giá trị trong giao tiếp, làm việc nhóm và cuộc sống hàng ngày. Áp dụng nguyên tắc này giúp nâng cao hiệu suất công việc và khả năng giao tiếp.
Thay vì tự mình quyết định, việc tham khảo ý kiến từ người khác có thể mở ra những giải pháp tốt hơn. Người Nhật cho rằng, quá trình tìm ra giải pháp cũng có ý nghĩa quan trọng không kém so với giải pháp cuối cùng.
III. Cách áp dụng quy tắc HoRenSo hiệu quả trong doanh nghiệp
Xem thêm: 5+ thủ thuật đơn giản giúp quản trị theo OKR đạt hiệu quả tuyệt đối
Sau khi hiểu rõ quy tắc Ho-Ren-So, doanh nghiệp cần biết cách triển khai cụ thể. Dưới đây là hướng dẫn áp dụng phương pháp Ho-Ren-So theo thứ tự ba bước:
1. Hokoku (Báo cáo)
Trong quy tắc HoRenSo, “Hokoku” hay báo cáo là bước đầu tiên, nơi nhân viên thông báo kết quả công việc cho quản lý. Việc chủ động báo cáo tiến độ và các trở ngại là rất quan trọng trong dự án, giúp cấp trên thêm tin tưởng vào nhân viên. Dưới đây là một số điểm cần lưu ý:
- Thời điểm báo cáo: Tốt nhất là báo cáo ngay sau khi hoàn thành nhiệm vụ được giao. Đối với các dự án dài hạn, doanh nghiệp nên thiết lập quy định về việc cập nhật tiến độ định kỳ.
- Cách báo cáo hiệu quả: Báo cáo nên đầy đủ, chính xác, và nếu có thông tin xấu, nên trình bày trước. Ngôn từ trong báo cáo cần lịch sự và tôn trọng người đọc.
- Cách báo cáo không hiệu quả: Một báo cáo thiếu chi tiết, đưa tin tốt lên trước. Hoặc có văn phong không tôn trọng sẽ không mang lại hiệu quả và có thể gây hiểu lầm.
Cách tiếp cận này giúp nâng cao hiệu suất giao tiếp và quản lý trong công việc hàng ngày của doanh nghiệp.
2. Renraku (Liên lạc)
Trong quy tắc HoRenSo, Renraku (Liên lạc) là một phần phức tạp và đòi hỏi sự cẩn trọng. Dưới đây là sự khác biệt giữa hai cách liên lạc:
- Cách liên lạc hiệu quả: Đầu tiên, cần xác định rõ mục đích liên lạc để đưa ra phương thức phù hợp. Đối với các vấn đề đơn giản hoặc khẩn cấp, hãy liên hệ trực tiếp hoặc qua điện thoại và tập trung vào trọng điểm. Nếu vấn đề không quá cấp bách và cần thông báo cho nhiều người, email là một lựa chọn thích hợp. Đối với các vấn đề cần rút kinh nghiệm hoặc cải tiến, văn bản là cách tốt nhất để lưu trữ thông tin rõ ràng và có hệ thống.
- Cách liên lạc chưa hiệu quả: Việc trao đổi dài dòng, thiếu trọng tâm hoặc không liên quan đến công việc là điều nên tránh. Ngoài ra, việc không chú ý thời điểm liên lạc cũng là một vấn đề, cần được hạn chế để đảm bảo hiệu quả trong giao tiếp.
3. Sodan (Thảo luận)
Bước thảo luận là giai đoạn quan trọng nhất giúp các thành viên trong nhóm giải quyết công việc một cách hiệu quả và công bằng. Trong quá trình này, mọi người sẽ đưa ra những ý kiến và thế mạnh khác nhau. Từ đó giúp cuộc họp trở nên năng suất và có khả năng giải quyết vấn đề tốt hơn. Dưới đây là những điểm cần lưu ý trong quá trình thảo luận:
- Cách thảo luận hiệu quả: Sự đa dạng trong ý kiến và tính cách của các thành viên là điều cần thiết. Cần phải ghi nhận các ý kiến và tìm cách hạn chế xung đột. Đặc biệt, thảo luận nên có mục tiêu rõ ràng và tất cả thành viên cần tuân thủ các quy tắc đã được nhóm hoặc doanh nghiệp đề ra.
- Cách thảo luận kém hiệu quả: Khi có ít người tham gia và quan điểm giống nhau, cuộc thảo luận dễ dẫn đến sự bác bỏ mà không nghe hết ý kiến của nhau. Điều này càng trở nên tồi tệ hơn khi mục đích thảo luận không rõ ràng và mỗi thành viên làm theo cách riêng dù đã có quyết định chung.
III. Ví dụ về quy tắc HoRenSo với tình huống mẫu
Để nắm bắt rõ hơn về quy tắc HORENSO, hãy xem xét tình huống sau:
Tình huống: Bạn không thể đi làm vì gia đình có việc quan trọng.
Cách giải quyết
Khi nhận ra rằng bạn sẽ không thể đến văn phòng, điều cần làm là “Liên lạc – RENRAKU” với cấp trên để xin phép nghỉ và giải thích lý do của bạn. Bởi vì thời gian làm việc đã được quy định trong hợp đồng lao động giữa bạn và công ty, việc thông báo với cấp trên là rất cần thiết.
Việc liên lạc ngay khi bạn biết mình không thể đi làm là vô cùng quan trọng. Điều này không chỉ giúp bạn mà còn những người liên quan có thể chủ động điều chỉnh thời gian. Chẳng hạn như dời lịch họp sang ngày khác hoặc chuẩn bị câu trả lời cho khách hàng và lãnh đạo khi có người tìm bạn.
Mặc dù ví dụ này có vẻ đơn giản, nhưng nếu được áp dụng vào những tình huống phức tạp hơn, tác động của nó sẽ rất lớn. Một tập thể chỉ có thể đứng vững khi mỗi cá nhân trong đó đều hỗ trợ lẫn nhau. Chính vì vậy, tinh thần làm việc nhóm luôn là điều được người Nhật rất chú trọng.
IV. Ứng dụng quy tắc HoRenSo trong làm việc nhóm hiệu quả
Xem thêm: 4 Điều khác biệt của quản lý nhân sự và quản lý nguồn nhân lực là gì?
1. Xác nhận trước khi bắt đầu công việc
Trước khi thực hiện các nhiệm vụ được giao hay công việc được ủy quyền, việc xác nhận rõ ràng là rất quan trọng. Bạn cần xem xét các thông tin như sự hiểu biết về vấn đề, giải pháp khả thi, hậu quả có thể xảy ra và chi phí để giải quyết vấn đề. Ngay cả khi bạn tự tin rằng mình đã làm đúng, vẫn nên kiểm tra lại để đảm bảo.
2. Báo cáo kịp thời
Báo cáo thông tin một cách kịp thời sẽ giúp lãnh đạo hỗ trợ hiệu quả và tạo sự yên tâm trong công việc. Thông tin xấu nếu được truyền đạt nhanh chóng có thể được xử lý tốt hơn. Những người chuyên nghiệp thường thông báo những vấn đề trước khi chúng xảy ra. Ví dụ, nếu bạn chỉ còn 3 giờ để hoàn thành một nhiệm vụ nhưng khả năng hoàn thành không cao, hãy thông báo ngay. Ngay cả khi không có vấn đề gì, bạn vẫn nên cung cấp thông tin thường xuyên. Bởi đôi khi những vấn đề tiềm ẩn chỉ những người có kinh nghiệm mới phát hiện ra.
3. Chia sẻ thông tin thường xuyên
Cần tìm ra những cách nhanh chóng và thuận tiện để cập nhật thông tin cho tất cả mọi người. Điều này có thể thực hiện qua các thông báo trực tiếp, bảng tin hoặc cuộc họp hàng ngày. Việc chia sẻ thông tin liên tục giúp mọi người hiểu rõ tình hình của nhau, từ đó thúc đẩy sự hỗ trợ lẫn nhau trong nhóm.
4. Thảo luận ngay khi có thắc mắc
Khi bạn có bất kỳ nghi ngờ nào, hãy thảo luận và giải quyết vấn đề ngay lập tức. Chủ động tìm kiếm sự hỗ trợ từ đồng nghiệp và cấp trên bằng cách lên lịch gặp gỡ để cùng nhau tìm ra giải pháp cho các vấn đề.
5. Làm việc một cách chủ động
Việc áp dụng quy tắc Horenso bao gồm hai khía cạnh chính. Đầu tiên, quản lý yêu cầu về hiệu suất cần sự tiếp cận chủ động. Bằng cách này, bạn không chỉ tiết kiệm thời gian cho quản lý. Mà còn giúp họ có thêm thời gian để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng khác. Hơn nữa, sự chủ động còn cho thấy bạn là người làm việc siêng năng, có tinh thần trách nhiệm và thái độ tích cực. Điều này giúp bạn sẽ được đánh giá cao trong môi trường làm việc.
V. Kết luận
Phương pháp Ho-Ren-So không chỉ là một phương pháp quản lý mà còn là nền tảng trong văn hóa làm việc của Nhật Bản, giúp gia tăng tính hiệu quả và trách nhiệm trong công việc. Bằng cách áp dụng quy tắc này, doanh nghiệp có thể cải thiện sự gắn kết giữa các phòng ban, giúp mọi cá nhân phát huy tối đa năng lực của mình. Hãy cân nhắc tích hợp quy tắc HoRenSo vào doanh nghiệp của bạn để nâng cao hiệu quả giao tiếp, xây dựng đội ngũ nhân sự đoàn kết và thúc đẩy sự phát triển bền vững. Theo dõi Trang tin NextX thường xuyên để cập nhật thêm nhiều tin tức hữu ích bạn nhé.
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
