Ngày nay, gửi email là một trong những công cụ giao tiếp một cách online được nhiều cá nhân, doanh nghiệp sử dụng. Mục tiêu của mỗi ứng viên là tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng. Đó là lý do tại sao bạn cần chú ý đến từng chi tiết trong email ứng tuyển của mình. Để chứng minh tính chuyên nghiệp và kỹ năng của mình. Bài viết dưới đây NextX – Phần mềm facebook marketing giới thiệu bạn đừng bỏ qua kinh nghiệm sau đây khi viết email ứng dụng chuẩn hiệu quả trong doanh nghiệp và bản thân nhé!
Xem thêm Top 2 vai trò Marketing doanh nghiệp và xã hội hiện nay bạn cần biết
Mục lục
Cách thức viết email cấu trúc cơ bản
Tiêu đề email marketing (Subject)
Đây là phần đầu tiên mà người nhận thấy khi nhận được email. Tiêu đề nên ngắn gọn, thể hiện rõ mục đích hoặc nội dung chính của email để thu hút sự chú ý của người nhận.
Lời chào (Greeting)
Bắt đầu email bằng một lời chào lịch sự và cá nhân hóa, sử dụng tên người nhận nếu có thể. Ví dụ: “Xin chào Anh/Chị [Tên],”
Phần giới thiệu (Introduction)
Trong phần này, bạn giới thiệu về bản thân, tổ chức hoặc mục đích của email. Nó có thể bao gồm lý do viết email, mục tiêu hoặc lợi ích mà người nhận có thể nhận được từ việc đọc email.
Nội dung chính (Main Body)
Đây là phần quan trọng nhất của email, nơi bạn trình bày thông tin, ý kiến, đề xuất hoặc yêu cầu của mình. Trình bày nội dung một cách rõ ràng, logic và có cấu trúc. Sử dụng các đoạn văn ngắn, câu ngắn gọn và sắp xếp thông tin theo thứ tự quan trọng nhất đến quan trọng ít hơn.
Xem thêm 5 Lý do thành công của chiến dịch Marketing Viral vang dội toàn cầu
Gọi tác động và hành động (Call to Action)
Trước khi kết thúc email, đặt một gọi tác động rõ ràng và cụ thể để khuyến khích người nhận thực hiện hành động cụ thể. Ví dụ: “Vui lòng đăng ký trước ngày xx để nhận được các chương trình ưu đãi” hoặc “Xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để biết thêm các thông tin.”
Lời kết (Closing)
Kết thúc email bằng lời chào kết thúc và lời cảm ơn. Sử dụng các từ ngữ lịch sự như “Trân trọng,” hoặc “Kính chào,” trước khi kết thúc email.
Chữ ký (Signature)
Đính kèm chữ ký của bạn với tên, chức vụ và thông tin liên hệ để người nhận có thể liên hệ với bạn dễ dàng. Bạn cũng có thể bao gồm các thông tin khác như địa chỉ, số điện thoại, website hoặc mạng xã hội nếu cần thiết.
Phụ lục (Attachments)
Nếu bạn có bất kỳ tệp tin, liên kết hoặc tài liệu bổ sung nào liên quan đến email, bạn có thể đính kèm chúng trong phần phụ lục.
Lưu ý rằng cấu trúc có thể thay đổi tùy thuộc vào mục đích, đối tượng và ngữ cảnh của email. Điều quan trọng là giữ cho email ngắn gọn, dễ đọc và tập trung vào nội dung chính.
Kỹ năng trong cách viết 1 email chuyên nghiệp
Xem thêm Marketing 4P đã khiến chiến lược tiếp thị hiệu quả như thế nào?
Trong môi trường công sở có rất nhiều hình thức giao tiếp giữa các nhân viên, trong đó viết email là điều cần thiết. Cách viết email cho khách hàng đầy đủ, chuyên nghiệp mà không mắc những lỗi thường gặp. Dưới đây là một số kỹ năng chuyên nghiệp dành cho nhân viên, để từ đó bạn có thể có một cách viết email hiệu quả và trau dồi thêm các kỹ năng.
Đặt tên chuyên nghiệp cho địa chỉ email của bạn
Hiện tại, mỗi chúng tôi đều sử dụng địa chỉ email của công ty mình. Tuy nhiên, nếu bạn phải sử dụng địa chỉ e-mail cá nhân, xin lưu ý rằng tên e-mail thể hiện nhận dạng nghề nghiệp của mỗi người. Không nhập các email như congchuabongbong2110@… hoặc canhbuomphieudu@… Thời còn trẻ ai cũng đã từng như vậy khi còn là sinh viên, nhưng lớn lên làm không thích công việc văn phòng. Hãy chọn một địa chỉ email chuyên nghiệp, đáng tin cậy và lịch sự. Bạn có thể đặt tên email theo cấu trúc sau: ten.hotendem@ Ví dụ: minh.nguyen@gmail.com
Hãy suy nghĩ vấn đề trước khi viết
Không phải tất cả những vấn đề đều có thể giải quyết được qua email. Hãy suy nghĩ cẩn thận về tác động của những email bạn gửi. Có một số chủ đề nhất định mà bạn cần thảo luận trực tiếp và cụ thể với đồng nghiệp và sếp của mình. Đừng sử dụng email để giải quyết các vấn đề thực sự khẩn cấp. Ngoài ra, hãy nhớ mức CC, BCC cần thiết và trả lời mọi thứ. Nếu không muốn làm phiền những người không liên quan, hãy chọn người gửi email phù hợp.
Dòng chủ đề rõ ràng và ngắn gọn khi viết email cho ai đó
Tùy theo nội dung cách viết email bằng tiếng việt hay tiếng Anh mà khi viết tiêu đề. Và nội dung email bạn cần gõ các từ tiếng Việt có dấu và viết hoa vào đúng vị trí các bạn lưu ý là có. Điều quan trọng là phải kiểm tra tiêu đề và nội dung email xem có lỗi chính tả trước khi gửi hay không.
Ngoài ra, tiêu đề phải đúng chủ đề và làm cho người đọc hiểu rõ nội dung email bạn đang gửi. Nếu bạn để trống dòng tiêu đề hoặc viết nội dung khó coi. Email của bạn có thể không được đọc ngay hoặc có thể bị xóa.
Những lưu ý khi đính kèm tập tin
Các tệp phải được gửi ở định dạng chung để có thể dễ dàng mở trên tất cả các máy tính. Sử dụng .PDF, .Doc. hoặc JPEG (đối với tệp hình ảnh). Nếu muốn nén số lượng lớn file, bạn nên sử dụng .zip thay vì .rar. Nhập nội dung file đính kèm mới và không chỉnh sửa sau khi đính kèm. Khi đặt tên cho tệp đính kèm, hãy ghi nhớ những điều sau: Tên tập tin cũng phải rõ ràng và ngắn gọn. Tránh sử dụng tiếng Việt có dấu khi đặt tên file.
Chữ ký cá nhân khi viết email marketing automation
Hãy nhớ rằng chữ ký là nơi bạn để lại thông tin, số điện thoại, địa chỉ, chức danh,.. v.v. Đảm bảo thông tin là chính xác và bạn thực sự cần nó để họ có thể liên hệ với bạn nhanh chóng nếu cần.
Sử dụng lời chào và ngôn ngữ viết email phù hợp
Dù bạn làm gì, đừng sử dụng những từ như “hey” hoặc “ê”. Mặc dù đây là một thuật ngữ không chính thức nhưng nó không phù hợp trong môi trường văn phòng. Hãy xem xét những lời chào sau đây cho từng người thích hợp: Kính gửi…; Dear, Anh/ Chị… thân mến,…
Vì email được sử dụng cho mục đích kinh doanh cách viết email cho khách hàng nên việc sử dụng sự hài hước và thậm chí là tức giận, khó chịu trong email nên hạn chế. Kết quả không mong muốn có thể xảy ra. Đối với các vấn đề cần được xác định cụ thể. Bạn nên liên hệ trực tiếp với chúng tôi hoặc qua điện thoại.
Đừng bao giờ dùng những từ mang tính chất “khiêu khích” như “Bạn phải…”, “Tôi chắc chắn bạn đồng ý với tôi…”, “Tại sao bạn…” xin đừng. Những câu hỏi này cho biết lỗi giao tiếp không thể sửa chữa được bằng email một cách đáng tin cậy.
- Cách viết email chuẩn luôn viết hoa chữ cái đầu tiên của dòng.
- Một chữ cái luôn được yêu cầu viết hoa sau dấu chấm câu (.).
- Tên người, địa điểm phải được viết hoa.
- Tất cả các dấu câu được viết gần từ trước, dấu cách và từ tiếp theo.
- Dấu ngoặc đơn, ( ); Dấu ngoặc kép được viết cạnh ký tự trước và sau.
- Hai từ liên tiếp chỉ cách nhau một dấu cách.
- Viết ra đủ ý tưởng và sau đó nhấn mạnh chúng.
- Sử dụng dấu phẩy khi câu có nhiều từ và các ý trong câu.
- Nếu văn bản dài, vui lòng chia nó thành các đoạn văn.
- Không sử dụng dấu chấm than quá nhiều và thường xuyên.
Trả lời email ngay cả khi chúng không được gửi đến bạn
Nếu một email được gửi do lỗi, mọi người nên phản hồi, đặc biệt nếu người gửi đang mong đợi phản hồi. Bạn không cần phải trả lời, nhưng đó là phép xã giao tốt. Đặc biệt nếu người đó làm việc cùng công ty hoặc cùng ngành với bạn.
Ưu tiên sử dụng phông chữ cổ điển và cổ xưa
Một quy tắc bất di bất dịch là email phải có phông chữ dễ đọc nhất đối với người khác. Nói chung, bạn có thể chọn cỡ chữ 13 và chọn phông chữ dễ đọc như Arial hoặc Times New Roman. Khi nói đến màu sắc, màu đen luôn là sự lựa chọn an toàn nhất.
Xem thêm 10 sự thật về công cụ Marketing Automation mà bạn sẽ không dám tin
Email không là một bí mật
Mỗi tin nhắn văn bản hoặc viết email đều để lại dấu vết.. Luôn cho rằng người khác sẽ nhìn thấy những gì bạn viết. Vì vậy, đừng viết bất cứ điều gì bạn không muốn mọi người nhìn thấy. Đừng viết bất cứ điều gì khi không có lợi cho riêng bạn hoặc có thể gây hại cho người khác. Xét cho cùng, email rất dễ được chuyển tiếp, vì vậy thà an toàn còn hơn phải hối tiếc.
Nhập địa chỉ email cuối cùng
Bạn không muốn vô tình gửi một lá thư mà không điền vào. Ngay cả khi ai đó trả lời tin nhắn của bạn, thì vẫn nên xóa địa chỉ người nhận và dán địa chỉ đó. Khi bạn chắc chắn rằng tin nhắn đã hoàn tất. Nếu bạn cần nhận một email có nội dung không đầy đủ hoặc không có tệp dữ liệu bắt buộc được đính kèm, hãy đặt mình vào vị trí của họ.
Các bước chi tiết để viết email hiệu quả 100%
Xem thêm 11+ thủ thuật để các chỉ số marketing tăng vòn vọt sau 1 tuần
Xác định mục tiêu viết email
- Xác định mục đích và mục tiêu của email, bạn muốn thông báo, yêu cầu, đề xuất, giải quyết vấn đề, hay chia sẻ thông tin?
- Cụ thể hóa mục tiêu và xác định những kết quả mà bạn muốn đạt được sau khi gửi email.
Xác định đối tượng cần gửi
- Đây có thể là khách hàng, đối tác, đồng nghiệp, cấp trên hay một nhóm đích cụ thể.
- Hiểu rõ đối tượng giúp bạn lựa chọn ngôn ngữ, phong cách, và cách tiếp cận một cách phù hợp.
Lập kế hoạch marketing và sắp xếp nội dung khi viết email
- Xác định các điểm chính mà bạn muốn truyền đạt trong email.
- Sắp xếp nội dung một cách logic và có cấu trúc để dễ đọc và hiểu.
- Sử dụng đoạn văn ngắn, câu ngắn gọn, và sắp xếp thông tin theo thứ tự quan trọng nhất đến quan trọng ít hơn. Ngoài ra điều bạn cần quan tâm hơn nữa đó chính là cách thức viết email marketing.
Bắt đầu cách viết email marketing
- Bắt đầu bằng một lời chào lịch sự và cá nhân hóa, sử dụng tên người nhận nếu có thể.
- Tạo một câu mở đầu hấp dẫn để thu hút sự chú ý của người đọc.
Phần mở đầu
- Trong phần này, giới thiệu bản thân, tổ chức của bạn hoặc mục đích của email.
- Giải thích lý do gửi email và lợi ích mà người nhận có thể nhận được.
Nội dung chính
- Trình bày thông tin, ý kiến, đề xuất hoặc yêu cầu của mình một cách rõ ràng và logic.
- Sử dụng các đoạn văn ngắn và câu ngắn gọn để dễ đọc.
- Hỗ trợ thông tin của bạn bằng các ví dụ, số liệu, hoặc tài liệu bổ sung nếu cần thiết.
Kêu gọi và hành động
- Đặt một gọi tác động rõ ràng và cụ thể để khuyến khích người nhận thực hiện hành động cụ thể.
- Sử dụng ngôn ngữ mạnh mẽ và thân thiện để khuyến khích người nhận đồng ý hoặc đáp ứng theo ý bạn muốn.
Lời kết khi viết email
- Kết thúc email bằng lời cảm ơn và lời chào kết thúc lịch sự.
- Đặt tên của bạn và thông tin liên hệ để người nhận có thể liên hệ với bạn dễ dàng.
Kiểm tra và chỉnh sửa
- Đọc lại email để kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp và đảm bảo rằng nó dễ hiểu và rõ ràng.
- Chỉnh sửa bất kỳ phần nào cần thiết để làm cho email hoàn hảo trước khi gửi đi.
Gửi email và theo dõi
- Sau khi hoàn thiện,rồi gửi email đi bằng cách nhấn nút “Gửi” hoặc tương tự trên giao diện email của bạn.
- Sau khi gửi, nếu cần, bạn có thể theo dõi email của mình bằng cách kiểm tra xem người nhận đã đọc hay phản hồi email của bạn chưa.
Kết luận
Bài viết dưới NextX chia sẻ cho bạn những kỹ năng khi viết email chuyên nghiệp, không chỉ cá nhân mà doanh nghiệp bạn cần lưu ý. Vì thế mà nhân viên văn phòng nào cũng cần phải trau dồi các kỹ năng cao hơn khi làm việc. Áp dụng các kinh nghiệm trên chắc chắn bạn sẽ có “thiện cảm” với người nhận email của mình. Ngoài ra nếu bạn là doanh nghiệp cũng nên quan tâm tới phần mềm chăm sóc khách hàng bằng email marketing NextX để nâng cao chất lượng dịch vụ của sản phẩm tăng niềm tin với khách hàng. Để nắm thêm nhiều kiến thức hơn cùng theo dõi trang tin NextX để hiểu rõ hơn nhé!
Có thể bạn quan tâm Top 5 phần mềm CRM tích hợp tổng đài ảo tuyệt vời cho doanh nghiệp
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
