Kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong sự vận hành của mọi doanh nghiệp. Đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc ghi nhận doanh thu và quản lý công nợ. Với sự phát triển không ngừng của nền kinh tế và công nghệ, vai trò của kế toán bán hàng ngày càng trở nên phức tạp; đòi hỏi kỹ năng chuyên môn cao. Trong bài viết này, NextX – Phần mềm quản lý bán hàng sẽ khám phá chi tiết về các nhiệm vụ chính, kỹ năng cần thiết và những thách thức mà kế toán bán hàng phải đối mặt.
Mục lục
I. Kế toán bán hàng là gì?
Kế toán bán hàng là một lĩnh vực chuyên môn trong kế toán tập trung vào việc ghi nhận; quản lý các giao dịch bán hàng của doanh nghiệp. Công việc của kế toán bán hàng bao gồm việc theo dõi và ghi chép các khoản doanh thu từ bán hàng; quản lý công nợ khách hàng; lập hóa đơn, và báo cáo tài chính liên quan đến hoạt động bán hàng. Kế toán bán hàng đảm bảo rằng tất cả các giao dịch được ghi nhận chính xác và kịp thời. Giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về tình hình chỉ số tài chính và hiệu quả kinh doanh.
II. Vai trò của kế toán bán hàng đối với doanh nghiệp
Xem thêm: Cẩm nang chi tiết từ A tới Z công việc kế toán công nợ mà bạn cần biết
Kế toán bán hàng là một phần quan trọng trong hoạt động của các doanh nghiệp. Đặc biệt là những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ. Vị trí này yêu cầu tính năng động và linh hoạt, không đòi hỏi quá cao về trình độ. Vì vậy nhiều bạn trẻ mới ra trường thường chọn nghề này. Tùy theo từng đơn vị mà công việc của kế toán có thể khác nhau. Nhưng nhìn chung sẽ bao gồm các nhiệm vụ sau:
- Cung cấp thông tin và số liệu bán hàng để ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính và doanh số hiện tại. Từ đó xây dựng các chiến lược kinh doanh hiệu quả hơn.
- Qua báo cáo của kế toán, doanh nghiệp có thể thấy được sự chênh lệch giữa sản xuất và bán hàng. Từ đó đưa ra các điều chỉnh hợp lý.
- Kế toán bán hàng ghi nhận các khoản chi phí liên quan đến bán hàng; xác định chi phí thực tế; phân tích để tìm ra các giải pháp tối ưu hóa chi phí.
- Lập báo cáo số lượng và giá trị hàng tồn kho giúp doanh nghiệp quản lý kho tốt tình trạng tồn kho; tránh thiếu hàng hoặc tồn đọng quá nhiều.
- Đảm bảo các hoạt động bán hàng tuân thủ quy định về an toàn; bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng và khách hàng.
III. Nhiệm vụ mà kế toán bán hàng cần thực hiện
Xem thêm: Giải mã 6 bước xác định nhu cầu khách hàng giúp bạn tối ưu ngân sách
Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra:
Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty.
NextX là một hệ thống CRM tiên tiến và đáng chú ý dành cho doanh nghiệp. Nó được liên tục nâng cấp và trang bị đầy đủ các tính năng hiện đại. NextX được coi là một phần mềm CRM hàng đầu, có khả năng trong phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS, phần mềm định vị nhân viên thị trường, phần mềm quản lý telesale và phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng. Đây là một giải pháp toàn diện dành cho các doanh nghiệp lớn và vừa.
Kế toán bán hàng là người trực tiếp quản lý và xử lý các thông tin liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Một số nhiệm vụ chính mà kế toán cần thực hiện bao gồm:
1. Theo sát tiến độ theo kế hoạch bán hàng
Giám sát tiến độ bán hàng là yếu tố then chốt để đảm bảo các hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp diễn ra theo kế hoạch. Nhằm tuân thủ tiến độ và đạt được mục tiêu đã đề ra trước đó. Điều này đặc biệt quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, kế toán bán hàng còn giám sát kế hoạch lợi nhuận. Công việc bao gồm ghi chép chi tiết về khối lượng sản phẩm đã bán; hàng hóa tiêu thụ nội bộ; tính toán chính xác giá trị vốn hàng đã bán và chi phí bán hàng. Từ đó tạo cơ sở dữ liệu để đánh giá, phân tích và theo dõi hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Điều phối và phân bổ lợi nhuận theo doanh thu bán hàng
Phân phối lợi nhuận từ doanh thu bán hàng là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Lợi nhuận này không chỉ đóng vai trò quyết định trong việc duy trì và phát triển doanh nghiệp; mà còn hỗ trợ thực hiện các nhiệm vụ khác nhau.
Kế toán bán hàng chịu trách nhiệm phân phối lợi nhuận theo các mục tiêu đã xác định trước. Bao gồm nghĩa vụ nộp thuế; chi trả lương cho nhân viên; thanh toán các khoản nợ, và đầu tư vào các dự án phát triển. Ngoài ra, kế toán bán hàng còn phải đảm bảo lợi nhuận được phân bổ một cách hợp lý. Để duy trì sự ổn định và tăng trưởng bền vững cho doanh nghiệp.
3. Tổng hợp, thống kê chi phí phát sinh trong bán hàng
Trong quá trình bán hàng, việc phát sinh các chi phí là không thể tránh khỏi. Kế toán bán hàng đảm nhận vai trò quan trọng trong việc thực hiện việc thống kê các chi phí này một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời.
Một trong những nhiệm vụ then chốt của kế toán bán hàng là kết chuyển; phân bổ các chi phí bán hàng cho hàng tiêu thụ. Bằng cách này, các chi phí bán hàng được ghi nhận một cách minh bạch và chính xác. Giúp xác định rõ ràng hiệu suất kinh doanh và kết quả bán hàng của doanh nghiệp. Thông tin này cung cấp cơ sở quan trọng cho việc đánh giá hiệu suất kinh doanh; hỗ trợ quyết định chiến lược cho tương lai.
4. Kiểm soát tiền từ bộ phận bán hàng
Nhiệm vụ của người làm kế toán bán hàng là kiểm tra và giám sát việc thu tiền từ các bộ phận bán hàng. Từ đó có cơ sở để đánh giá hiệu suất bán hàng của doanh nghiệp. Trong trường hợp khách hàng nợ tiền, kế toán sẽ theo dõi thông tin liên quan. Như các đơn hàng đã mua, số tiền nợ, thời hạn nợ, và tình trạng thanh toán của khách hàng. Ngoài ra, họ cũng có trách nhiệm kiểm tra; đôn đốc việc thu hồi sản phẩm kịp thời nếu hàng hóa bán ra có vấn đề.
5. Lập báo cáo tài chính bán hàng định kỳ
Kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc lập báo cáo bán hàng. Bằng cách này, họ cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý; các bộ phận liên quan để đánh giá hiệu suất kinh doanh và đưa ra quyết định chiến lược. Báo cáo bán hàng không chỉ giúp so sánh hiệu quả của các chiến dịch quảng cáo. Mà còn theo dõi sự phát triển của thị trường và đề xuất các biện pháp cải thiện hoạt động bán hàng. Thông thường, các báo cáo này được lập định kỳ như hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. Và có thể được điều chỉnh về cấu trúc và nội dung để phản ánh đúng hoạt động kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp.
IV. Khám phá quy trình kế toán bán hàng
Quy trình của kế toán bán hàng thường bao gồm những bước dưới đây:
Bước 1: Tổng hợp thông tin từ hợp đồng, đơn đặt hàng được cung cấp bởi nhân viên bán hàng; hoặc bộ phận kinh doanh trong công ty.
Bước 2: Kiểm tra số lượng hàng tồn kho hiện có của doanh nghiệp. Trong trường hợp hàng tồn kho đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Kế toán bán hàng sẽ lập phiếu yêu cầu xuất kho để chuyển cho thủ kho và tạo ra các tài liệu. Như hóa đơn, phiếu xuất kho để gửi cho nhân viên bán hàng hoặc bộ phận kinh doanh thực hiện giao hàng. Nếu số lượng hàng tồn kho không đủ, kế toán sẽ thông báo cho bộ phận bán. Để xem xét lại đơn hàng; hoặc tiến hành hủy nếu cần thiết.
Bước 3: Hạch toán các nghiệp vụ bán hàng trong sổ tổng hợp và sổ chi tiết liên quan. Đối với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, sau khi khách hàng thanh toán. Kế toán lập hóa đơn dựa trên các chứng từ liên quan để ghi nhận các giao dịch kinh doanh.
V. Những lưu ý khi làm kế toán bán hàng
- Kiểm tra và cập nhật các giao dịch mua bán đều đặn. Để đảm bảo sổ sách kế toán phản ánh đầy đủ thông tin.
- Tổ chức và lưu trữ hóa đơn, sổ sách, chứng từ một cách cẩn thận và khoa học. Để tránh mất mát hoặc khó khăn trong việc tìm kiếm khi cần.
- Theo dõi và ghi nhận đầy đủ, chính xác, và kịp thời các khoản chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng để sử dụng làm căn cứ cho việc đánh giá kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
- Liên tục theo dõi doanh thu, chi phí, và công nợ để hiểu rõ tình hình hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Từ đó có thể phân tích, báo cáo, và đưa ra các đề xuất kịp thời cho ban giám đốc.
- Cần biết cách kiểm tra số liệu và liên kết với các hệ thống kế toán khác để đảm bảo tính khớp đúng của dữ liệu.
Những nhiệm vụ này đều quan trọng đối với công việc kế toán trong một doanh nghiệp. Để trở thành một kế toán thành công, việc hiểu và áp dụng những nội dung trên là rất cần thiết.
VI. Kỹ năng mà kế toán bán hàng cần có
Xem thêm: Tuyệt chiêu 3 phương pháp xác định khách hàng mục tiêu hiệu quả nhất
Vị trí nhân viên kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp. Có trách nhiệm chủ động trong việc xử lý các nghiệp vụ kế toán liên quan đến hoạt động bán hàng. Để thực hiện nhiệm vụ này một cách hiệu quả, nhân viên kế toán cần phải sở hữu những kỹ năng sau đây:
1. Kiến thức kế toán chuyên môn
Đây là yếu tố cơ bản và quan trọng nhất mà nhân viên kế toán bán hàng cần phải có. Ngoài việc nắm vững kiến thức về kế toán, thuế, thương mại và marketing,… Nhân viên kế toán bán hàng cũng cần hiểu rõ về quy trình và hệ thống kế toán của tổ chức mình. Họ cần biết cách sử dụng các phần mềm kế toán và công cụ quản lý để thực hiện các nhiệm vụ hàng ngày một cách linh hoạt và chính xác.
Thêm vào đó, sự hiểu biết về quy định và quy trình kế toán trong lĩnh vực cụ thể mà tổ chức hoạt động cũng rất quan trọng. Điều này giúp họ áp dụng các nguyên tắc kế toán một cách đúng đắn; phản ánh chính xác hoạt động kinh doanh của công ty. Đồng thời, họ cũng cần cập nhật thông tin về các thay đổi trong quy định kế toán; thuế để đảm bảo tuân thủ các quy định mới nhất.
2. Kỹ năng về tin học văn phòng
Kỹ năng tin học văn phòng, đặc biệt là khả năng sử dụng các phần mềm kế toán, là một yếu tố quan trọng đối với nhân viên kế toán bán hàng. Họ cần có khả năng làm quen nhanh với các phần mềm kế toán; sử dụng chúng một cách thành thạo để thực hiện các nhiệm vụ hàng ngày một cách hiệu quả. Đồng thời, việc sử dụng các công cụ văn phòng khác như Microsoft Excel, Word cũng là một phần không thể thiếu trong công việc của họ. Thông qua kỹ năng này, có thể tạo ra và xử lý các báo cáo, biểu đồ, hồ sơ khách hàng một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
3. Kỹ năng linh hoạt trong phân tích, giải quyết vấn đề
Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề là một khả năng không thể thiếu đối với nhân viên kế toán bán hàng. Điều này giúp họ có thể xác định và hiểu rõ các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc và đưa ra các giải pháp thích hợp. Bằng cách phân tích thông tin một cách tỉ mỉ, họ có thể tìm ra nguyên nhân của vấn đề; đưa ra các hành động cần thiết để giải quyết. Đồng thời, kỹ năng này cũng giúp họ làm việc một cách hiệu quả. Đảm bảo rằng công việc được hoàn thành một cách chính xác và kịp thời.
4. Tính trung thực và cẩn thận
Tính trung thực và cẩn thận là những phẩm chất không thể thiếu đối với nhân viên kế toán. Điều này giúp họ thực hiện các nghiệp vụ kế toán một cách chính xác và tránh được những sai sót. Bằng cách kiểm tra và đối chiếu thông tin một cách kỹ lưỡng, họ đảm bảo rằng các hoạt động kế toán được thực hiện đúng và chính xác. Từ đó giữ cho hệ thống kế toán hoạt động một cách hiệu quả và minh bạch.
Trên đây là tổng hợp thông tin về công việc, nhiệm vụ và kinh nghiệm cần thiết để trở thành một nhân viên kế toán bán hàng. Hy vọng rằng, Trang tin NextX đã cung cấp cho bạn những kiến thức và hiểu biết cần thiết để có thể chuẩn bị và phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực này.
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
